Kami menghormati dan melindungi privasi setiap mahasiswa maupun civitas kampus yang menyampaikan laporan melalui SAHABAT BEM POLINEF. Berikut adalah prinsip pengelolaan data laporan pada sistem ini:
1. Data Laporan Bersifat Rahasia
Seluruh rincian laporan yang dikirimkan melalui sistem ini—termasuk waktu kejadian, lokasi, pihak yang dilaporkan, serta kronologi kejadian—diperlakukan sebagai informasi yang bersifat rahasia.
2. Data Hanya Digunakan untuk Penanganan Pengaduan
Informasi yang terkumpul hanya digunakan untuk keperluan verifikasi, pendampingan, serta tindak lanjut penanganan pengaduan di lingkungan Politeknik Negeri Fakfak.
3. Identitas Pelapor Tidak Dipublikasikan
Apabila pelapor memilih menyertakan nama lengkap, NIM, atau kontak pribadi, informasi tersebut tidak akan pernah ditampilkan kepada publik (termasuk pada halaman Cek Status Pengaduan).
4. Kerahasiaan Identitas Pelapor Terjamin
Data identitas pelapor (Nama, NIM, Jurusan, Kontak) diperlakukan sangat rahasia, tidak pernah dipublikasikan secara umum, dan hanya diakses oleh petugas resmi yang ditugaskan menangani aduan.
5. Bukti Tidak Ditampilkan kepada Masyarakat Umum
File bukti (JPG, JPEG, PNG, atau PDF) disimpan dengan nama acak dan dikunci dari akses publik sehingga tidak pernah ditampilkan kepada masyarakat umum.
6. Akses Laporan Dibatasi kepada Petugas yang Berwenang
Detail laporan dan dokumen bukti hanya dapat diakses melalui halaman khusus petugas yang telah melewati proses autentikasi resmi di lingkungan BEM Politeknik Negeri Fakfak.
Catatan Mengenai Cakupan Layanan
SAHABAT BEM POLINEF merupakan sarana penerimaan aduan dan pendampingan mahasiswa tingkat Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), bukan lembaga penegak hukum. Tindak lanjut yang memerlukan proses disiplin akademik atau proses hukum formal akan dikoordinasikan bersama pihak yang berwenang dengan tetap mengedepankan persetujuan serta keselamatan pelapor.